Gestiunea furnizorilor si clientilor: 3 lucruri bine de stiut

In organizarea oricarei firme gestiunea furnizorilor are un impact deosebit. In special in cazul firmelor care detin stocuri, desfasoara productie si au achizitii si vanzari frecvente, in cantitati mici si cu preturi diferite.

In astfel de firme, gestionarea furnizorilor si clientilor este o activitate destul de costisitoare ca timp si ca volum de documente: necesita de regula o persoana angajata care sa le intocmeasca, sa pregateasca receptiile, sa gestioneze situatiile atipice: retururi, corectii. In plus, daca facturile nu sunt platite corect si la timp, firma ar putea rata discounturi semnificative. In sens invers, daca nu incaseaza la timp facturile clientilor, poate intra in probleme de cash- flow.

Sa vedem pe exemplul Smart Bill care sunt cele 3 lucruri bine de stiut:

1.Introducerea datelor

Daca te bazezi pe introducerea manuala a datelor, erori vor aparea cu siguranta. Sunt imposibil de evitat, oricat de atent ai fi.

Testand programul de gestiune si facturare Smart Bill,  am identificat cateva automatizari care faciliteaza introducerea datelor:

·         In formatul facturii de vanzare este disponibila direct din fereastra facturii optiunea de descarcare de gestiune. Bifand-o, se genereaza automat descarcarea.

·         Tot in formatul facturii ai optiunea de incasare partiala /totala, prin care se poate inregistra si aceasta operatiune de trezorerie, ca sa nu mai fie necesara o operatiune suplimentara.

·         La emiterea unei facturi catre un client X care a mai facut achizitii de la firma ta, se propune automat seria facturii utilizata anterior pentru acesta, pe care o poti schimba daca este nevoie.

·         In fiecare fereastra ai posibilitatea de a opta asupra urmatorelor operatiuni posibile si firesti.

De exemplu, in fereastra facturii poti alege astfel:

·         Adauga stornare

·         Creeaza pe baza de chitante

·         Creeaza pe baza de proforma

·         Creeaza pe baza de avize

Astfel de optiuni sunt disponibile in aproape fiecare fereastra.

2. Comunicarea in format electronic

Daca lucrezi foarte mult pe documente completate manual pe hartie si nu apelezi la o solutie electronica vei avea de pierdut din mai multe puncte de vedere :

·         vei fi constrans sa te intalnesti cu partenerii pentru a face schimb de documente pe hartie, in loc sa economisesti timp trimitandu-le pe mail; chiar si daca apelezi la scanarea lor, tot nu este o solutie fezabila fiindca vei pierde timp cu scanarea si pe de alta parte, clientii tot vor avea nevoie de o varianta acceptabila fiscal.

·         vei avea costuri importante cu expedierile postale, intarzieri in trimitere/primire, cu consecinte neplacute asupra raportarilor contabile;

·         imaginea ta va fi afectata daca facturile trimise nu indica profesionalism in fiecare detaliu al afacerii tale.

 In aplicatia Smart Bill se pot face urmatoarele :

·         gestionare online a facturilor emise- inclusiv expedierea in acest format catre clienti;

·         comunicarea lor catre clienti, in varianta electronica;

·         atentionari asupra facturilor scadente;

·         facturile arata profesionist, se pot adapta politicii de marketing si imaginii firmei-citeste si O factura foarte adaptabila .

Din meniul Configurari poti selecta Notificari clienti:

Apoi poti alege sa setezi pana la 3 notificari automate care sa fie trimise clientilor:

Apoi, poti sa iti personalizezi mesajul asa cum vrei tu: textul mesajului, campurile cu detaliile facturii care sa apara in mesaj, data la care sa se trimita notificarile si subiectul mesajului.

In mod similar, tot in meniul Configurari ai optiunea Email care permite expedierea de documente catre parteneri, beneficiind de aceeasi flexibilitate in editarea mesajului ca si in cazul notificarilor.

Documentele se pot transmite pe email direct din Smart Bill fara sa mai fie necesara vreo configurare de server.

Documentele se trimit in mod implicit sub forma unui link ce poate fi accesat de catre clientul tau. 

3. Continuitate in gestiunea stocurilor

Gestiunea furnizorilor si a clientilor nu se opreste la inregistrarea facturilor de achizitii si de vanzari ci are o continuitate mult mai importanta in gestiunea stocurilor.

Iata un exemplu : o achizitie de la un furnizor de materiale genereaza o receptie de produse, care intra pe stoc alaturi de alte produse similare si care apoi sunt vandute in etape diferite catre clienti diferiti.
Pe tot acest parcurs stocurile trebuie urmarite, astfel incat un gestionar trebuie sa stie in orice moment ce produse are in stoc si la ce pret.

Toata aceasta raspundere gestionara poate fi trasferata unui gestionar electronic. Luand in continuare spre analiza aplicatia Smart Bill putem completa sistemul de gestiune electronica si cu atributul “on-line” astfel ca pe langa avantajele automatizarii poti sa beneficiezi si de cele generate de cloud.

Citeste mai multe despre avantajele gestiunii in cloud –aici.